Como eu organizo meus dias. Dicas práticas para empreendedores
Equilíbrio de tempo entre projetos e o trabalho
Bem-vindos a mais uma edição :)
Nesta edição, trago um pouco de como faço a gestão do meu tempo e das prioridades na minha rotina como empreendedor, gestor e creator. Meu objetivo com este post é inspirar e trazer uma base para quem está com dificuldade em equilibrar os pratinhos entre múltiplas atividades.
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Como eu organizo meus dias. Dicas práticas para empreendedores
Recentemente, li uma newsletter muito legal do Justin Welsh, chamada “Urgent, for who?”.
Nela, ele conta que, após tirar 3 meses de período sabático com sua esposa, e retornar ao trabalho, se deparou com centenas de mensagens de seguidores em suas redes sociais.
45 pedidos de café virtual;
7 pedidos de ajuda urgente;
+100 pessoas pedindo feedbacks em seus conteúdos/projetos.
Todos esses pedidos queriam uma única coisa do Justin: seu tempo (e atenção).
Na visão de Justin, essas são pessoas desesperadas, que não planejam direito as coisas e que pedem atenção no último minuto, como se tudo fosse urgente - mesmo sendo totalmente desconhecidos em sua audiência.
No fim do dia, existem dois tipos de pessoas:
As pessoas que respondem todos (tipo eu), tentando ser “as pessoas do bem”, que buscam dopamina constante em ajudar e receber feedbacks positivos de desconhecidos.
E as pessoas que sabem priorizar suas coisas, que sabem dizer não para tudo aquilo que não está planejado ou que não é prioridade no seu dia, e que sabem lidar bem com o desapontamento alheio.
O conteúdo do Justin me fez refletir sobre como faço a gestão do meu tempo e, a partir dessa reflexão, eu decidi criar este artigo para vocês.
O que é prioridade, de fato?
Para fins de contexto, vou compartilhar com vocês um pouco da minha rotina. Atualmente, faço a gestão de 3 negócios diferentes com meus 2 sócios.
Meu maior desafio não é a gestão dos negócios. Nesse ponto, modestamente falando, acredito que vamos super bem. O desafio real está entre equilibrar meu tempo como GESTOR e como CREATOR.
Enquanto, como GESTOR, eu devo me preocupar com equipe, planejamento, projetos estratégicos e mão na massa, como CREATOR, eu preciso estar toda hora buscando inspiração, produzindo conteúdo para diferentes redes sociais e cuidando da comunidade Micro-SaaS (da qual, até hoje, eu faço a gestão de 14 mil pessoas sozinhos). São dois trabalhos completamente diferentes que consomem grandes quantias de energia mental.
Então, decidi quebrar este artigo em duas frentes, que independentemente de você ser CLT ou administrar múltiplos negócios, acredito que possam gerar algum insight interessante.
Um dia, dois períodos
Assisti um vídeo do Alex Hormozi em que ele traz um conceito que achei super bacana e decidi aplicar no meu dia a dia. Ele fala sobre Maker Time (tempo de criar) e Manager Time (tempo de fazer gestão).
Eu busco separar 2 grandes lotes de tempo da minha agenda no dia a dia.
CREATOR - Os períodos da manhã
Costumam ser os momentos do dia que eu separo integralmente para produção de conteúdo, no geral:
Escrever artigos/posts;
Gravar vídeos para Youtube, Reels;
Desenhar palestras ou roteiros de apresentação.
Entendi ao longo dos anos, como criador de conteúdo, que a manhã é o período no qual a criatividade floresce mais. Me sinto mais energizado mentalmente para escrever e gravar.
Nesse período, eu raramente agendo reunião, exceto para resolver questões urgentes/importantes. O desafio da reunião é que ela quebra toda a construção da linha criativa - veja este exemplo abaixo, retirado do artigo do Justin Welsh.
Basicamente, toda vez que fazemos uma reunião ou somos interrompidos, nossa produtividade demora para retornar ao pico.
GESTOR - Os períodos da tarde
Períodos da tarde são de execução. O que costumo fazer:
Reuniões;
Projetos;
Planejamento;
Apresentações;
Mentorias, aulas e masterclass;
Gravação de podcasts, entrevistas, etc.
No período da tarde, eu me dedico em fazer meus negócios andarem. Simples assim. O que eu vejo que funciona para mim é separar quais são as 3 atividades mais importantes no dia, sendo sempre 1 como CREATOR e 2 como GESTOR.
Entendi que ao separar as agendas, entre períodos, fica muito mais fácil fazer a gestão do meu tempo e me preparar mentalmente para cada momento do dia.
Agora, vamos dar um passo para trás, e olhar o planejamento mais “macro”.
Como planejo meu trimestre
Para definir o que é importante ou urgente, todo trimestre, eu e meus sócios sentamos e fazemos um planejamento financeiro (business plan), e priorizamos as principais iniciativas que podem impactar diretamente no nosso planejamento financeiro. A partir disso, quebramos essas metas e projetos por trimestre.
Em seguida, quebramos esses projetos em 2 “grandes” frentes:
Projetos que impactam o faturamento: qual é o nível de esforço vs retorno deste projeto;
Projetos que não impactam o faturamento, mas podem gerar crescimento para o negócio: apostas que fazemos em projetos que não mudam diretamente o ponteiro, mas, que podem abrir a porta para novas oportunidades.
Definimos exatamente o objetivo e prioridades de cada projeto, além das etapas “macros” e de quem será responsável por ele. Como comentei, somos em 3 sócios.
Como eu planejo minha semana e meu dia
Entrando no detalhe mais “micro” do dia a dia, eu organizo minha semana e meus dias de forma bem simples:
Quais são as coisas mais importantes que eu preciso fazer esta SEMANA?
Qual é a coisa mais importante que eu preciso fazer HOJE?
Em seguida, eu faço uma lista de “brain dump” (despejo de ideias), em que jogo todas atividades que preciso fazer e coloco as 3 coisas mais importantes de cada dia da semana.
São aquelas atividades que eu REALMENTE preciso entregar. Sem elas, o ponteiro não se mexe.
Na coluna da direita, eu coloco outras atividades que são importantes, mas, não são urgentes. Tento manter minha rotina de forma simples.
Eu não acordo 5 AM.
Não entro em banheira com gelo.
Não trabalho 12h por dia.
Não tenho uma rotina de iron man.
O meu maior desafio é sempre definir o que é importante/urgente, e tentar me focar em entregar 2-3 atividades por dia.
O desafio de produzir conteúdo, é que tem dias que a inspiração realmente não acontece, e as vezes, um artigo que era para ser feito na manhã, acaba se estendendo para o período da tarde.
Muitas vezes, isso bagunça a agenda e pode causar um sentimento de “falta de produtividade”, mas a realidade é que a produtividade quando falamos de conteúdo é muito variada, pois depende de vários outros fatores.
Travei. O que eu faço?
Quando você travar no seu projeto por conta de um item na sua checklist que é um obstáculo para próximo passo, lembre-se que simplificar significa terminar.
Então, em vez de buscar o perfeito, ou aquela integração "importante", pergunte a si mesmo: qual é o mínimo que posso fazer aqui para avançar para a próxima etapa e terminar o projeto?
Desta forma, se você se propor a fazer o mínimo, em vez do bom ou excelente, você vai conseguir avançar em seus projetos.
Funciona, testa lá e me diz o que achou.
Conclusão
Conectando este conteúdo com a news do Justin Welsh, o maior insight que tirei testando este modelo para gerenciar minha vida de empresário vs creator (já devo ter testado mais de 10) é que a atividade mais importante do dia sempre vai ser o conteúdo. E, ainda, que todas as urgências podem ficar para o Bruno do período da tarde.
Todo resto, é menos importante. Por que conteúdo, é o que move o ponteiro de todos meus negócios. Sem ele, não gero leads, não tenho audiência e não cresço o faturamento de meus negócios.
Minha sugestão para quem está neste dilema de equilibrar pratinhos
Organize sua agenda separando os períodos de criatividade vs execução (manager time vs maker time);
Defina o que é urgente/importante em relação ao que não é. Dê preferência sempre às questões que impactem o ponteiro financeiro;
Defina qual é a coisa mais importante a ser feita no dia. Apenas uma atividade;
Tente fazer o mínimo possível para terminar a atividade que é prioridade. Não precisa ser o bom, nem o excelente. Só o mínimo necessário para destravar o projeto;
Priorize sempre: clientes, conteúdo, comunidade (C.C.C);
Cuidado com a síndrome dos objetos brilhantes. Não saia fazendo tudo que surgir pela frente;
Produza conteúdo todos os dias, mesmo que não postar. Escreva, escreva, escreva. É uma habilidade fundamental de se ter.
Respeite seu tempo de criação e produção;
Priorize dizer não para outras coisas. Não perca o foco. Produtividade explode quando criadores eliminam distração e focam em tarefas de alto impacto.
Cuidado com o desejo oculto de aprovação. Não faça tudo para todo mundo, ou você vai ficar sem tempo para você fazer as coisas por você.
Obrigado por ler até aqui :)
Muito bom. A base para funcionar, de fato, é o "manager time vs maker time". Eu só inverto os horários: faço todas as reuniões gerenciais de manhã e deixo as tardes para produção dos conteúdos.